Attendance

September 2, 2015

 

Dear EPISD Parents,

 
The El Paso Independent School District believes that all students should have the opportunity to obtain a well-rounded educational experience that includes outstanding academic opportunities and the many extracurricular experiences available. This will continue to be the District’s goal for our students.


The District has been advised by the Texas Education Agency (TEA) that the state law requiring at least 90 percent attendance by students to receive credit for a class applies to any student absence from the classroom during regular class activities. We have adjusted our procedures according to this requirement and have put into place a series of procedures to safeguard students, teachers, and the school regarding attendance and course credit.

 

This letter serves as a guide for clarifying questions you may have regarding policies FEC (Local) and FEC (Regulation) requirements regarding the 90 percent attendance rule and ensuring that students make up any work missed due to absences caused by participation in extracurricular activities.  We realize that this is a departure from previous practice, particularly in recording attendance for students participating in school-related activities (i.e. athletics, fine arts, student government, JROTC, etc.).  We wish to reassure parents and students that participation in school-related activities will not place any additional burden on students other than doing any required class work as has been the normal practice in the past.

 

The following is our plan to encourage students to participate in extracurricular activities while staying in compliance with the law:

 

  1. If a student misses a class for any reason, including participation in school events, the student must make up any work missed at that time. Students who participate in school-sponsored activities have almost always made up missed work, even before this new rule, because make up work helps students maintain their grades by not falling behind in classes and this, in turn, keep students eligible to participate.  This has rarely been a problem in the past since most sponsors and coaches understand their academic responsibilities and monitor students to ensure compliance and eligibility.  

     

  2. If a class is participating in an outside activity together (i.e. field trips), there is no absence recorded for that class and no additional work other than what the teacher assigns based on the group activity.  However, if the field trip causes an absence in another class/subject with a different teacher, that does count as an absence for the other class as per the 90 percent rule and any work missed must be made up and documented.

     

  3. Once make up work has been completed, the primary burden is on the teachers to submit documentation to the principal and intervention teams to provide proof that the student made up the work. This information will then be submitted to the appropriate school committee for review.

     

  4. Under normal circumstances, school activities with work already completed will fall under the "Extenuating Circumstances" category and will receive approval by the campus for credit, thus relieving the student of any further responsibility for that absence.

     

  5. The absence will, however, still be recorded for the student for classes missed for activities where the whole class is not involved.  This is required by TEA.

     

  6. The result of this process is that the student can safely participate in the activity, submit required work, receive credit for the period, and ensure that their grade and attendance status in the school are in compliance. The student will be in no danger of losing credit, failing, or suffering any other consequence. 

     

  7. Absences due to participation in school-sponsored activities, while subject to the 90 percent rule for attendance and make up work purposes, will not be counted against a student for the calculation of campus Perfect Attendance Awards.  Students who miss class for these activities will still be eligible to receive these campus awards.

 

EPISD will continue to strongly encourage our students to participate in school-sponsored activities, athletics, and events.  We apologize for any inconvenience cause by these requirements, but the District is obligated to abide by all state attendance laws. We ask your cooperation in encouraging your children to continue participation, to make up any work due to absences (as they have always done), and to join the El Paso ISD in guaranteeing them a full and rewarding experience in our schools.

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4 de septiembre del 2015

 

Estimados Padres de EPISD,

El Distrito Escolar Independiente de El Paso cree que todos los estudiantes deben de tener la oportunidad de obtener una experiencia educativa que incluye oportunidades académicas excepcionales y que tengan la oportunidad de ser parte de las vastas experiencias extracurriculares que están disponibles a los estudiantes. Esto continuara siendo nuestra meta. 

El distrito ha sido aconsejado por la Agencia Educativa de Texas (Texas Education Agency, TEA) que la ley  del estado que requiere a lo menos 90 por ciento de asistencia para poder recibir crédito por cursos, se aplicara a estudiantes ausentes de cualquier salón durante actividades regulares en esa clase. Hemos ajustado nuestros procedimientos conformes a este requisito y hemos puesto en uso una serie de procedimientos para proteger a los estudiantes, maestros y las escuelas con respecto a asistencia y crédito por curso.

Esta carta sirve como una guía para clarificar preguntas que usted pueda tener con respecto a pólizas FEC (Local) y FEC (Regulación) con respecto a los requisitos de la regla de 90 por ciento de asistencia y asegurando que estudiantes terminen y entreguen tareas/trabajos perdidas por faltas causadas por participación en actividades extracurriculares. Nosotros realizamos que esto es diferente a lo previamente practicado, particularmente en la grabación de asistencia para estudiantes participando en actividades relacionadas con la escuela (es decir, atletismos, Bellas artes, gobierno de estudiantes, JROTC, etc.). Nosotros deseamos  asegurar a padres y estudiantes que participación en actividades extracurriculares no pondrá carga adicional en los estudiantes aparte de terminar y entregar tareas como ha sido la práctica normal en el pasado.

Lo siguiente es nuestro plan para animar a nuestros estudiantes a participar en actividades extracurriculares mientras permanecen en conformidad con la ley:

  1. Si un estudiante falta a clase por cualquier razón, incluyendo participación en eventos de la escuela, el estudiante debe reponer tareas que no entrego por esa falta. Antes de que existiera esta nueva regla, estudiantes tenían que entregar tareas perdidas por la falta debida al evento escolar, porque tareas que reponen ayudan a los estudiantes a mantener sus grados sin atrasarse, esto a su vez mantiene a los estudiantes elegibles para participación. Esto pocas veces ha sido un problema en el pasado porque los patrocinadores y entrenadores entienden las responsabilidades académicas y supervisan a sus estudiantes para asegurar que sigan elegibles.

     

  2. Si una clase está participando juntos en una actividad fuera de la escuela (es decir, viaje de estudio), no habrá falta grabada por esa clase y no habrá trabajo adicional a lo menos que el maestro(a) de tarea basada en la actividad del grupo. Sin embargo, si el viaje de estudio causa una falta en otra clase dirigida por otro(a) maestro(a), esa falta contara y será parte de la regla de 90 por ciento y el estudiante tendrá que entregar tareas relacionadas con esa clase.

     

  3. Cuando tareas asignadas por faltas sean completadas, la carga será de los maestros de entregar documentación al Director(a) y equipos de intervención para proporcionar evidencia que el estudiante término el trabajo/tareas que fueron asignadas. La información entonces será presentada al comité apropiado para revisión y aceptación.

     

  4. Bajo circunstancias normales, actividades escolares con trabajo/tarea ya completa caerá bajo la categoría “circunstancias extenuantes” y recibirá aprobación de la escuela para crédito, por lo tanto aliviando al estudiante de responsabilidades adicionales por esa falta.

     

  5. La falta, sin embargo, será grabada para el estudiante por las clases perdidas por actividades donde todos los estudiantes de la clase no fueron involucrados. Esto es un requisito de TEA.

     

  6. El resultado de este proceso será que el estudiante sin peligro, puede participar en la actividad, entregar tareas/trabajos, recibir crédito por el periodo, y asegurar que su calificación y estatus de asistencia en la escuela están en conformidad. El estudiante no estará en peligro de perder crédito, reprobar, o sufrir ninguna otra consecuencia.

     

  7. Faltas debidas a participación en actividades de escuela o extracurriculares, sujeto a la regla de 90 por ciento por asistencia y tareas/trabajos debidos, no serán contadas contra la calculación del reconocimiento de asistencia perfecta de la escuela. Estudiantes que falten por estas actividades serán elegibles para recibir este tipo de reconocimiento.

 

El Distrito Escolar de El Paso continuara fuertemente a alentar a nuestros estudiantes a participar en actividades de la escuela o extracurriculares. Discúlpenos por cualquier inconveniencia que haiga causado estos requisitos, pero el distrito es obligado a respetar todas las leyes estatales de asistencia. Pedimos su cooperación en animar a su estudiante que continué a participar en actividades de la escuela o extracurriculares, repongan tareas/trabajos cuando es necesario por faltas (como lo han hecho antes), y que nos ayuden a garantizarles una llena y gratificante experiencia en nuestras escuelas.

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